Muchas organizaciones, ya sea que necesiten crear listas de distribución de equipo, procesar tickets de asistencia o alojar conversaciones internas, utilizan Grupos de Google para conectarse y colaborar en el trabajo. Sin embargo, al igual que con cualquier herramienta de comunicación, es importante que su configuración garantice el equilibrio adecuado entre el uso compartido y la seguridad.
De forma predeterminada, los Grupos de Google están establecidos como privados. No obstante, hay algunos casos de clientes que definieron de manera errónea la configuración de privacidad de Grupos de Google y terminaron compartiendo información confidencial por error. Es por ello que resulta importante comprender cómo se pueden personalizar las configuraciones de privacidad de Grupos de Google para que estas se alineen con las políticas de su organización. Los detalles de este proceso forman parte de nuestras
prácticas recomendadas para la seguridad de G Suite, que son más completas y se analizaron en
entradas de blog anteriores.
Protecciones predeterminadas contra los errores de configuraciónCon el objetivo de impedir que los datos se compartan por error, la configuración de uso compartido predeterminada de Grupos de Google está establecida de forma tal que se proteja firmemente la privacidad:
- Visualización de grupos: De forma predeterminada, ninguna persona ajena a su dominio puede ver los grupos de su dominio o realizar búsquedas en ellos.
- Publicación en grupos: De forma predeterminada, ninguna persona ajena a su dominio puede publicar contenido en sus grupos.
- Suscripción a grupos: De forma predeterminada, ninguna persona ajena a su dominio puede convertirse en miembro de un grupo.
- Creación de grupos: De forma predeterminada, solo los miembros de su dominio pueden crear grupos.
Los administradores de G Suite pueden ajustar cada uno de estos parámetros de configuración predeterminados de forma individual. Pueden
consultar y actualizar los permisos de uso compartido de sus dominios desde la consola de administración, mientras que los usuarios finales pueden
revisar y actualizar los permisos de Grupos de Google en la configuración del grupo. Además, los administradores pueden gestionar los grupos
mediante la API de Directorio y la configuración del grupo se puede administrar
por medio de la API de Configuración de grupos.
Visualización de grupos: Defina la configuración a nivel del dominioLos administradores pueden controlar quién puede ver los grupos a nivel del dominio en "acceso a grupos". Existen dos opciones:
- Privado: Este es el parámetro de configuración predeterminado y establece que ninguna persona ajena a su dominio puede acceder a sus grupos y que sus usuarios y los administradores de su dominio no tienen la capacidad para crear grupos públicos.
- Público en Internet: Este parámetro de configuración establece que los usuarios pueden crear grupos públicos y que las personas ajenas a su dominio pueden acceder al contenido que se administra en estos grupos.
Debe evaluar detenidamente si desea cambiar el acceso a los grupos de
Privado a
Público en Internet. Si decide otorgar a sus usuarios la capacidad para crear grupos públicos, puede volver a establecer el parámetro de configuración como privado a nivel del dominio en cualquier momento. Esta acción impedirá que las personas ajenas a su dominio accedan a cualquiera de sus grupos, incluidos aquellos que sus usuarios anteriormente hayan establecido como públicos.
Visualización de grupos: Configure la vista predeterminada para los nuevos gruposIncluso aunque active la
capacidad para crear grupos públicos, todos los grupos nuevos serán privados de forma predeterminada y los usuarios deberán cambiar la configuración individual de cada grupo de manera proactiva para poder establecerlo como público. Como administrador, puede cambiar este parámetro de configuración predeterminado de manera que el acceso de lectura a los nuevos grupos esté limitado a todos los miembros de su dominio o a un subconjunto de miembros del grupo.
Le recomendamos que elija el parámetro de configuración que le resulte más conveniente en función de la manera en que su organización utiliza Grupos de Google. Recuerde que este es el parámetro de configuración
predeterminado para los nuevos grupos y que, aun así, los propietarios de los grupos pueden cambiar la configuración a nivel del grupo (aunque si los administradores establecen el "acceso a grupos" como privado, los usuarios no podrán permitir que ningún usuario de Internet vea el grupo).
Publicación en grupos: Configure quién puede contactarse con los miembros del grupoDe forma predeterminada, los usuarios externos no pueden publicar contenido en los grupos. En algunos casos, sin embargo, es posible que desee que ciertas personas externas puedan comunicarse con un grupo, por ejemplo, si maneja solicitudes entrantes de asistencia o ventas. Puede lograr ese objetivo sin establecer como pública la capacidad para ver los temas de un grupo.
Como administrador, puede permitir las publicaciones de personas ajenas a su dominio en determinados grupos desde la configuración de esos grupos específicos (para ello, seleccione "Cualquier usuario de la Web" en la opción Publicar). Este parámetro de configuración se aplica independientemente de que los temas del grupo estén establecidos como públicos o privados.
Como administrador, también puede otorgar a los propietarios del grupo la capacidad para autorizar las publicaciones externas por medio del parámetro de configuración de la consola de administración que se encuentra en "Acceso de miembros y al correo electrónico".
Suscripción a grupos: Configure la suscripción a los gruposDe forma predeterminada, solo los usuarios del dominio del grupo pueden ser miembros de ese grupo. Sin embargo, los administradores pueden
agregar miembros externos a los grupos de manera directa y, además, pueden permitir que los propietarios de los grupos agreguen miembros externos, por ejemplo, si necesitan comunicarse con una organización proveedora. Los administradores también pueden agregar miembros externos independientemente del estado del parámetro de configuración.
Creación de grupos: Configure quién puede crear nuevos gruposComo administrador, también puede decidir quién puede crear grupos dentro de su organización. De forma predeterminada, todos los miembros de su dominio pueden hacerlo.
Si permite que los usuarios de su dominio creen Grupos de Google públicos
y otorga a todos los miembros de su dominio la capacidad para crear grupos, confía en que sus usuarios administrarán la configuración y usarán estos grupos de manera apropiada. Vale la pena evaluar con detenimiento si esta configuración es la más apropiada para su organización.
Si desea obtener más información sobre cómo proteger sus Grupos de Google, visite nuestro
Centro de ayuda. Es posible que también le interese leer nuestras
prácticas recomendadas para la seguridad de G Suite.
Más informaciónCentro de ayuda: Seguridad de Grupos de Google
