G Suite facilita la colaboración eficaz de los usuarios. Una parte importante de la colaboración consiste en decidir cómo y cuándo se debe hacer seguimiento con otras personas. A fin de que pueda tomar estas decisiones con mayores fundamentos, incorporamos el Panel de actividad en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Esta es una función que permite que los usuarios con acceso de edición consulten quién vio un archivo y cuándo lo hizo.
Por ejemplo, un usuario puede consultar si un compañero de trabajo ya vio un archivo y, luego, informarle que el documento se actualizó. Por su parte, un administrador de cuentas puede evaluar cuál es la mejor forma de hacer seguimiento con un socio en función de si ese socio consultó los materiales que se le habían enviado.
Desde el 7 de marzo, los administradores de G Suite tienen acceso a la nueva configuración de la Consola del administrador, donde pueden controlar la función del Panel de actividad para sus dominios o para determinadas unidades organizativas (OU). El 21 de marzo, el Panel de actividad comenzará a estar disponible para los usuarios finales de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Si desea obtener más información, consulte la sección "Agenda de actualizaciones" que aparece debajo.
Comprenda cuándo serán visibles los datos de visualización de los usuariosEl Panel de actividad de un archivo contiene los datos de visualización, que es la información de quién vio el archivo y cuándo lo vio. Los datos de visualización que aparecen en el panel dependen tanto de la configuración de la Consola del administrador de su organización como de la configuración individual del usuario:
- Como administrador, puede determinar si los datos de visualización de los usuarios de su organización deben aparecer en el Panel de actividad. Específicamente, puede establecer que los datos de visualización de los usuarios de su organización sean visibles, que no sean visibles o que solo sean visibles para los miembros de su organización. Si desea obtener más información, consulte la sección "Revise y cambie la configuración del Panel de actividad de su organización" que aparece a continuación.
- Si establece que los datos de visualización sean visibles para la organización, los usuarios aún podrán cambiar su configuración de privacidad personal para impedir que sus datos de visualización específicos aparezcan en el Panel de actividad. En cambio, si un administrador establece que los datos de visualización de su organización no sean visibles, sus usuarios finales no podrán optar por compartirlos. Si desea obtener más información, consulte la sección "Controles de usuario final del Panel de actividad" que aparece a continuación.
Los usuarios que tengan acceso de edición a un archivo y que pertenezcan al mismo dominio que el propietario de ese archivo podrán ver el Panel de actividad del documento y los datos de visualización que estén disponibles.
Revise y cambie la configuración del Panel de actividad de su organizaciónLos controles de administrador del Panel de actividad ahora están disponibles en la Consola del administrador. Existen tres opciones:
- Activado: Los Paneles de actividad muestran todas las visualizaciones de los usuarios, a menos que estos oculten su información de forma individual.
- Activado - Solo para los miembros del dominio: La información de visualización de sus usuarios solo es visible en los Paneles de actividad de los archivos que pertenecen a los miembros de su dominio. Asimismo, esta información solo es visible para los miembros de su dominio, a menos que los usuarios oculten su información de forma individual. Los datos de visualización de sus usuarios no estarán disponibles en los Paneles de actividad de los archivos que pertenezcan a miembros de otros dominios.
- Desactivado: Los datos de visualización de sus usuarios no aparecen en el Panel de actividad de ningún archivo. Es posible que sus usuarios puedan ver si un usuario externo vio sus archivos en función de la configuración del Panel de actividad de ese usuario externo en particular.
Si desea saber cómo puede cambiar el parámetro de configuración para su organización, consulte este
articulo para administradores sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.
Nota: El Panel de actividad y su configuración no afectan los datos recopilados en el
registro de auditoría de Drive que se obtiene con G Suite.
Controles de usuario final del Panel de actividadUna vez que el Panel de actividad esté disponible para sus usuarios, estos verán una notificación en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google que les explicará la función y sus opciones de control. El Panel de actividad solo mostrará los datos de visualización de un usuario luego de que este haya visto la notificación en cuestión. En otras palabras, no mostrará la actividad de los usuarios antes de que hayan visto esta notificación.
Todos los usuarios tendrán acceso a la configuración de privacidad que les permite establecer en cualquier momento si sus visualizaciones deben aparecer en el Panel de actividad. Si desean obtener más información sobre cómo cambiar la configuración, los usuarios pueden consultar este
articulo para usuarios sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.
Agenda de actualizacionesYa está disponible la configuración en la Consola del administrador. El Panel de actividad comenzará a estar disponible para los usuarios en dos semanas:
- Si su dominio pertenece al Lanzamiento rápido, el Panel de actividad no estará disponible para los usuarios finales hasta el 21 de marzo. Debido a su implementación gradual, es posible que la función no esté disponible para todos los dominios del Lanzamiento rápido hasta dos semanas después de esa fecha.
- Si su dominio pertenece al Lanzamiento programado, el Panel de actividad no estará disponible para los usuarios finales hasta el 9 de abril. Debido a su implementación gradual, es posible que la función no esté disponible para todos los dominios del Lanzamiento programado hasta dos semanas después de esa fecha.
Si desea obtener más información sobre esta función, consulte el artículo del Centro de ayuda que explica
cómo sus usuarios pueden usar y controlar el Panel de actividad. También puede consultar este
articulo para administradores de G Suite sobre el Panel de actividad que está incluido en el Centro de ayuda.
Con el paso del tiempo, agregaremos funciones al Panel de actividad a fin de brindar mayores estadísticas sobre la actividad que se realiza en los archivos y facilitar la comunicación con los colaboradores directamente desde el Panel de actividad.
Detalles del lanzamientoTipo de lanzamiento: - Actualmente, ya está disponible la configuración en la Consola del administrador para los dominios del Lanzamiento rápido y el Lanzamiento programado.
- La función para los usuarios comenzará a implementarse para los dominios del Lanzamiento rápido dentro de dos semanas y para los dominios del Lanzamiento programado dentro de cinco semanas.
Ediciones: - Acceso al Panel de actividad: Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business, Enterprise, Education y Nonprofit. Los usuarios podrán ver el Panel de actividad de un archivo si tienen acceso de edición a ese archivo en particular.
- Configuración de visibilidad de los datos de visualización del Panel de actividad: Todos los usuarios tienen acceso a la configuración de privacidad del Panel de actividad, ya que en este panel pueden aparecer los datos de los usuarios de todas las ediciones de G Suite.
Ritmo de implementación: Implementación gradual (hasta 15 días para que esté disponible la función)
Impacto: Administradores y usuarios finales
Acción: Acción del administrador sugerida/información
Más informaciónCentro de ayuda (administradores): Cómo permitir que los usuarios consulten quién vio los archivos Centro de ayuda (usuarios): Cómo consultar quién vio Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
