Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 11 de enero .
¿Qué cambios implementamos?
En este entorno de trabajo híbrido, es cada vez más necesario optimizar las salas de reuniones para fomentar una mayor colaboración.
La liberación de salas de reuniones, una función existente que libera las salas reservadas cuando todos los asistentes menos uno rechazan la invitación, ahora estará ACTIVADA de forma predeterminada . Esta actualización mejora la posibilidad de que los administradores y sus compañeros dispongan de un mejor contexto para la planificación de las ubicaciones, la administración de las salas de reuniones y la adaptación de los asistentes.
Habrá un período de transición, del 11 de enero al 6 de marzo de 2023, en el que los administradores podrán inhabilitar el parámetro de configuración de liberación de salas de reuniones de las salas de reuniones estructuradas o los grupos de usuarios. Consulta la sección “Primeros pasos” más abajo para obtener más detalles.
¿A quiénes afecta este cambio?
Administradores
¿Por qué usar esta función?
Esta función hace que sea más eficiente la administración de las salas de reuniones, especialmente en un entorno de trabajo híbrido, ya que las libera cuando la mayoría de los asistentes no están disponibles.
Detalles adicionales
Estamos incorporando un parámetro de configuración global para ACTIVAR/DESACTIVAR la liberación de salas de reuniones para todas las salas de un dominio, y un parámetro de configuración de inhabilitación para cada recurso de sala individual. No se activarán hasta que finalice el período transitorio.
El parámetro de configuración heredado que habilita o inhabilita la liberación de salas de reuniones cambiará de nombre a “Liberación de salas de reuniones heredada basada en el Calendario” y solo estará disponible durante el período de transición.
Si quieres mantener la configuración actual de tu organización y conservar solo una cantidad limitada de salas de reuniones habilitadas para la liberación de salas, sigue los pasos que se indican a continuación para aplicar los valores de parámetros de configuración heredados a la nueva configuración:
En la Consola del administrador, ve a Edificios y recursos > Administrar recursos .
Haz clic en “Agregar un filtro” y selecciona los filtros “Liberación de salas de reuniones heredada basada en el Calendario: Desactivado” y “Exento de liberación de salas de reuniones: Desactivado”
Haz clic en la casilla de verificación en la parte superior de la lista de Recursos para seleccionar todos los recursos.
A la derecha, haz clic en el menú desplegable “Editar” y selecciona “Edit room release exemption: On”
Si tienes más de 200 recursos, repite los pasos hasta que los filtros aplicados no muestren más recursos.
Para mejorar la experiencia de la sala de reuniones, te recomendamos que no eximas salas de la liberación de salas de reuniones cuando no sea necesario.
Si quieres modificar el comportamiento de la función de liberación de salas de reuniones antes de que finalice el período de transición, cambia el parámetro “Liberación de salas de reuniones heredada basada en el Calendario” para las salas pertinentes. Lo puedes hacer en la Consola del administrador siguiendo estos pasos:
Navega a Edificios y recursos > Administrar recursos .
Selecciona uno o varios recursos para los que te gustaría modificar el comportamiento de la liberación de salas de reuniones. A la derecha, haz clic en el menú desplegable “Editar” y selecciona “Editar la liberación de salas de reuniones heredada basada en el Calendario”.
Primeros pasos
Administradores:
Para las empresas con salas de reuniones estructuradas configuradas, los administradores verán la opción ACTIVAR o DESACTIVAR este parámetro en la Consola del administrador a partir del 11 de enero de 2023.
A partir del 6 de marzo de 2023, la función estará ACTIVADA de forma predeterminada para las empresas con salas de reuniones estructuradas que se configuraron en la Consola del administrador.
Para eximir de forma individual ciertas salas de reuniones estructuradas o todas ellas de la función de liberación de salas de reuniones, ve a Edificios y recursos > Administrar recursos > haz clic en la sala que quieras. Luego, navega a la sección de configuración de la sala > ACTIVA “Exento de liberación de salas de reuniones”
Para el 6 de marzo de 2023, las salas ya no se liberarán.
Si quieres inhabilitar los grupos de usuarios de este parámetro, ve a Edificios y recursos > configuración de la sala > haz clic en “EDITAR GRUPO” junto a “Eximir grupos de usuarios de la liberación de salas de reuniones” > agrega los grupos que quieras.
Las salas de reuniones no se liberan cuando en ellas hay más de 20 personas o cuando las reuniones duran más de 4 horas.
Visita el Centro de ayuda si quieres obtener más información para liberar salas de reuniones del Calendario de Google sin usar .
Usuarios finales: No hay ningún parámetro de configuración para los usuarios finales que se relacione con esta función. Visita el Centro de ayuda si quieres obtener más información para responder invitaciones por correo electrónico .
Ritmo de lanzamiento
Disponibilidad
Está disponible para clientes de Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y la edición heredada G Suite Business.
No está disponible para clientes de Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Nonprofits, Frontline ni la edición heredada G Suite Basic.
No está disponible para los usuarios que tengan Cuentas de Google personales.
Recursos
