Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 8 de noviembre.
¿Qué cambiará?
Anteriormente, lanzamos una nueva versión beta para solicitar y revisar aprobaciones formales en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Ahora queremos lanzar esta función para más usuarios. Una vez que se solicita una aprobación, los responsables de aprobación pueden aprobar documentos, rechazarlos, agregarles comentarios o editar los archivos en respuesta a la solicitud. Estas acciones se pueden realizar sin salir del entorno seguro de Google Workspace.
Solicitud de aprobación en un documento de Google
¿A quiénes afecta este cambio?
A los administradores y los usuarios finales
¿Por qué usar esta función?
Lograr aprobaciones de documentos puede ser una tarea difícil cuando colabora con muchas partes interesadas y tiene varias prioridades. Esta función permite fácilmente obtener esas aprobaciones y ver quién las otorgó.
También garantiza que se notifique a todos los revisores cuando se realicen cambios en un documento y que se vuelva a aprobar la última versión del archivo. Además, una vez que todos los revisores dan su aprobación, el archivo se bloquea y no se puede editar, lo que garantiza la integridad de su documento.
Esperamos que esta función agilice el flujo de trabajo necesario para conseguir aprobaciones de contratos, documentos legales y otras situaciones en las que se requiera una aprobación formal.
Detalles adicionales
Una vez que se envía un documento para su aprobación, los revisores reciben notificaciones por correo electrónico, mediante el navegador o en Google Chat, según la configuración web seleccionada de Google Drive para recibir notificaciones. Luego recibirán un vínculo directamente al documento.
Si establece una fecha límite, los revisores recibirán recordatorios por correo electrónico de que su aprobación es necesaria o venció. También podrá bloquear el documento para evitar que un usuario edite el contenido o deje comentarios y sugerencias.
Nota: Los documentos permanecerán desbloqueados de forma predeterminada hasta que estén completamente aprobados.
Si solicita la aprobación de varias personas, el documento se considerará aprobado una vez que lo aprueben todos los revisores. Si se realiza un cambio durante el proceso de aprobación, todos los revisores deberán volver a aprobar la última versión del archivo y recibirán notificaciones por correo electrónico al respecto. La solicitud de aprobación del documento se rechazará para todos los revisores si uno rechaza el archivo.
Una vez que todos los revisores aprueben el documento, se bloqueará el archivo. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloqueen o aprueben. Tenga en cuenta que, si desbloquea el archivo, se cancelará la solicitud de aprobación actual.
Cómo comenzar
- Administradores: Esta función estará ACTIVADA de forma predeterminada y podrá inhabilitarse a nivel del dominio o administrarse por grupo o UO. Visite el Centro de ayuda para obtener más información sobre la administración de aprobaciones.
Habilitación de la función de aprobaciones en la Consola del administrador
- Usuarios finales: Los usuarios pueden administrar las notificaciones de Drive en Aprobaciones, en la configuración de Drive. Visite el Centro de ayuda para obtener más información sobre la obtención de aprobaciones de archivos en Google Drive.
Ritmo de lanzamiento
Parámetro de configuración del administrador
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento completo (de 1 a 3 días para la visibilidad de la función) a partir del 8 de noviembre de 2021.
Nota: Si bien el parámetro de configuración de la Consola del administrador será visible y podrá modificarse, la configuración no se aplicará de manera forzosa hasta el 15 de noviembre de 2021.
Función para usuarios finales
- Dominios de lanzamiento rápido: Lanzamiento extendido (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 15 de noviembre de 2021.
- Dominios de lanzamiento programado: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 24 de noviembre de 2021.
Disponibilidad
- Disponible para clientes de Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus y Nonprofits, así como también para clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Educationy G Suite for Nonprofits
- No disponible para clientes de Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline ni G Suite Basic
- No disponible para usuarios que tengan Cuentas de Google personales
Recursos
- Ayuda para administradores de Google Workspace: Administre aprobaciones
- Ayuda de Google: Obtenga aprobaciones de archivos en Google Drive
Hoja de ruta
- Esta función se incluyó en la lista de los próximos lanzamientos.