(Publicación cruzada de The Keyword)Eric Zhang, ingeniero de software, Google DriveBirkan Icacan, gerente de Producto, Google Drive Google Drive facilita el almacenamiento y el uso compartido de archivos en la nube para que pueda colaborar con sus equipos y clientes sobre la marcha de forma segura. Además, entendemos que los equipos utilizan todo tipo de archivos y herramientas para realizar el trabajo. A partir de hoy, le permitimos realizar comentarios directamente en más tipos de archivos, incluidos los archivos de Microsoft Office, los PDF y las imágenes, sin que tenga que convertirlos a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Cuando colabora con una agencia externa, negocia un contrato con un cliente o coordina un acuerdo de ventas con un proveedor, es probable que tenga que trabajar con varios formatos de archivo. Con esta actualización, ahora puede comentar esos archivos en Drive de la misma forma en que lo hace en Documentos de Google. En el
panel de vista previa de Drive, puede dejar comentarios, asignar tareas o mencionar a otros compañeros de trabajo. Del mismo modo, las personas con las que trabaje podrán responder, incluso aunque no usen G Suite. Por ejemplo, si una compañera de trabajo abre un archivo en su ordenador portátil Windows con MS Word, esa persona verá su comentario en el archivo y podrá responder desde allí.
Desde el panel de vista previa de Drive, podrá proporcionar comentarios rápidos en los formatos de archivo más populares, como Word, PowerPoint, Excel y PDF. Con los comentarios de la vista previa de Drive, no será necesario que abra otras herramientas para completar las tareas. Por el contrario, podrá abrir archivos de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, en la vista previa de Drive, dejar sus opiniones en forma de comentarios y, luego, volver al trabajo.
AODocs, una empresa que ayuda a las organizaciones a reemplazar sus aplicaciones heredadas de administración de documentos y a automatizar procesos empresariales integrados con Drive, ha probado la nueva función de comentarios de Drive durante los últimos meses. Dado que AODocs ayuda a las empresas a abandonar los sistemas heredados, sus equipos suelen colaborar en diversos software con licencia.
"Con frecuencia utilizamos la función de comentarios en Documentos y Presentaciones de Google al preparar documentos de especificaciones, revisar propuestas de proyectos y crear materiales de marketing", afirma Stéphane Donzé, director general y fundador de AODocs. "Con la función de comentarios de la vista previa de Drive, ahora podemos extender esos mismos procesos de colaboración, revisión y validación a las aplicaciones de Microsoft Office, las imágenes y los archivos PDF".
Colabore en archivos de Excel y en otros archivos de Microsoft directamente desde Google Drive.
La capacidad de realizar comentarios en el modo de vista previa de Drive es solo un ejemplo de la
interoperabilidad que existe entre los productos de G Suite y Microsoft Office. También puede usar un
complemento de Drive para Outlook a fin de insertar fácilmente archivos que estén almacenados en Drive en los correos electrónicos de Outlook, así como guardar los archivos adjuntos que reciba en Outlook en su unidad de Drive.
Nuestro Centro de ayuda tiene más detalles específicos sobre cómo habilitar el complemento para los administradores.
Asimismo, también puede convertir archivos de Microsoft Office al formato de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Para ello, haga clic secundario sobre un archivo de Office y seleccione Abrir. Por último, puede optar por editar los archivos de Microsoft sin convertirlos por completo por medio del Modo de compatibilidad con Office (OCM).
Con G Suite, puede seguir trabajando de la forma en que está acostumbrado a hacerlo.
Comience ahora mismo.
Información adicional para los administradores de G SuiteComo parte de este lanzamiento, también cambiaremos el parámetro de configuración del permiso "Puede ver" para los archivos de MS Office. Este cambio crea una mayor interoperabilidad entre Google Drive, Microsoft Office y otras aplicaciones populares.
Estos son los aspectos que cambiarán:- Los usuarios que tengan acceso de "Puede ver" a los archivos de MS Office comenzarán a ver todos los comentarios que se agreguen luego del lanzamiento de este cambio, pero no podrán responderlos ni crear comentarios nuevos.
- No se verán afectados los archivos de MS Office que contengan comentarios que se hayan agregado antes de este cambio (p. ej., con la API de Google Drive o desde una versión anterior de esta función).
- Los comentarios, los elementos de acción y las modificaciones sugeridas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google seguirán siendo invisibles para los usuarios que tengan acceso de "Puede ver".
Además de realizar y responder comentarios a nivel del archivo mientras se consulta la vista previa de un documento de Google Drive, los usuarios ahora pueden crear nuevos comentarios intercalados (es decir, fijos). Por ejemplo:
- Dibujar un rectángulo en un archivo de imagen, PDF o PowerPoint (.pptx) y realizar un comentario fijo.
- Seleccionar una oración en un archivo de MS Office Word (.docx), PowerPoint (.pptx) o PDF y realizar un comentario fijo (similar a los comentarios de Documentos de Google).
- Seleccionar una celda en un archivo de MS Office Excel (.xlsx) y realizar un comentario basado en la celda.
Esta nueva función también permite importar comentarios del archivo subyacente o exportarlos a él para determinados formatos de archivo OOXML, como los archivos PDF y los formatos de archivo de MS Office (.docx, .xlsx y .pptx). Esto significa que los comentarios existentes que estén disponibles en esos formatos de archivo se importarán y se mostrarán en la vista previa de Drive. Asimismo, los comentarios realizados en la vista previa de Drive se exportarán al archivo subyacente para que pueda verlos cuando abra el archivo con la aplicación cliente local.
