Thursday, June 13, 2024

Administra espacios a gran escala con la nueva funcionalidad de la API de Chat

Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 23 de mayo.



¿Qué cambios implementamos?

Nos complace anunciar el lanzamiento de funciones adicionales para la API de Chat a través del programa de Versión preliminar para desarrolladores, lo que permitirá la administración de espacios a gran escala en nombre de los usuarios administradores. Estas funciones nuevas están disponibles para todos los usuarios que se encuentran inscritos actualmente en el Programa de versión preliminar para desarrolladores. Sigue leyendo para obtener más detalles. Consulta aquí si necesitas más información para inscribirte en el Programa de versión preliminar para desarrolladores.

¿A quiénes afecta el cambio?

A los administradores y desarrolladores

¿Por qué usar esta función?

En 2023, lanzamos la Herramienta de administración de espacios para que los administradores visualicen todos los espacios de su organización, comprendan las actividades que se realizan en ellos y realicen acciones esenciales, como borrarlos o asignarles administradores. Aunque es una herramienta útil, los administradores expresaron su necesidad de contar con recursos más sólidos para realizar estas tareas más rápido y a gran escala, por ejemplo, mediante APIs. Ahora, los administradores pueden usar la API de Chat para encontrar información y administrar sus espacios de forma masiva. Específicamente, podrán realizar las siguientes acciones:

 

  • Supervisar espacios: Los administradores podrán obtener una lista de todos los espacios de su organización, incluida información detallada sobre la configuración y los metadatos, como el recuento de miembros, el estado de la configuración del historial, la capacidad de invitar a personas externas y mucho más. La lista se exportará a un archivo CSV para analizarla y auditarla después.
     
  • Borrar espacios inactivos de forma masiva: Es común crear espacios para iniciativas y proyectos relevantes por un período específico. Conforme los proyectos llegan a término, sus espacios se vuelven inactivos o se abandonan por completo sin borrarlos, lo que aumenta el desorden y hace más difícil que los usuarios finales naveguen por la plataforma y busquen espacios pertinentes. En el caso de los administradores, dificulta la auditoría y la toma de medidas a la hora de gestionar los espacios. Ahora puedes detectar y borrar fácilmente todos los espacios inactivos o los que no se usan, o bien crear una tarea automática de limpieza con la ayuda de la API de Chat. 

 

Sin embargo, existen algunos casos en los que los espacios menos activos no se deben borrar, como los exclusivos para eventos anuales o trimestrales. En estas situaciones, los administradores pueden usar la nueva funcionalidad de la API para identificar administradores del espacio, de manera que se puedan comunicar para confirmar si se puede borrar un espacio o no.

  • Incorporar y desvincular usuarios: Cuando se une un nuevo usuario a la organización, es importante que se conecte a los espacios pertinentes, incluidos aquellos para toda la organización o los correspondientes a departamentos o puestos específicos. Los administradores pueden usar esta funcionalidad para agregar automáticamente usuarios a los espacios pertinentes y en función de atributos específicos, como el departamento, el puesto y la ubicación, entre otros.
Por otro lado, es importante garantizar la eliminación de usuarios de los espacios cuando salen de la organización o cambian de puesto. Los administradores pueden identificar rápidamente todos los espacios a los que pertenece un usuario desvinculado y quitarlo de aquellos a los que ya no corresponde. 
  • Auditar miembros externos: Para supervisar y controlar el acceso a los datos de la organización, los administradores pueden realizar auditorías a las membresías de un usuario específico o de un grupo de usuarios. Pueden usar la API de Google Chat y generar una lista con todos los miembros en los espacios, de manera que esta información, junto con una consulta a la API de People, les permitan identificar a sus miembros externos. Como resultado, los administradores pueden quitar usuarios específicos de las conversaciones de una organización espacio por espacio utilizando la API directamente o con la ayuda de secuencias de comandos únicas adaptadas al proceso específico de la organización.
 
Nuestro plan es implementar más funcionalidades para administrar espacios en el futuro, así que consulta el blog de actualizaciones de Workspace para obtener más información.
 
 

Primeros pasos

  • Usuarios finales: Los usuarios finales no se verán afectados ni se requiere ninguna acción de su parte.
 
 

Ritmo de lanzamiento