Mejoramos las sugerencias de salas de reuniones en Calendario de Google

Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 17 de julio .

¿Qué cambios implementaremos? 

Antes había dos tipos diferentes de sugerencias de salas de reuniones según la configuración del Calendario de Google de una empresa. En la primera opción, se enumeran salas usadas frecuentemente para elegir una, mientras que en la segunda, se usa una función de salas de reuniones estructuradas según la ubicación de trabajo que selecciona cada asistente. Ten en cuenta que las salas de reuniones estructuradas son aquellas asignadas a edificios específicos, con información de capacidad y hardware para reuniones. Usa este artículo en nuestro Centro de ayuda para obtener más información sobre las salas de reuniones estructuradas. 

 

 

Para optimizar las salas de reuniones y fomentar una mayor colaboración, en especial en un entorno de trabajo híbrido, combinamos las dos opciones en un parámetro de configuración de salas de reuniones estructuradas actualizado. Para todas las sugerencias de salas, se toma en cuenta la ubicación de trabajo establecida por un usuario, y en los casos en los que los datos de ubicación no están disponibles, las salas propuestas se basarán en habitaciones usadas con frecuencia. 

 

 

 

 

¿A quiénes afecta este cambio? 

Usuarios finales 

 

 

¿Por qué es importante? 

 

Con esta actualización, se toman en cuenta las ubicaciones de trabajo planificadas para administrar las salas de reuniones de forma más eficiente. Como resultado, las salas de reuniones solo se asignan a quienes tengan más probabilidades de necesitarlas. 

 

 

Detalles adicionales 

 

El Calendario de Google considera los siguientes elementos para sugerir salas: 

• El edificio de la oficina principal establecido por un administrador o usuario final 
• La ubicación de trabajo establecida por un usuario
• La respuesta de un usuario a un evento:
  • Las respuestas “Sí, virtualmente” y “No” sugieren que el usuario no necesita una sala 
  • La respuesta “Sí, en una sala de reuniones” sugiere que el usuario necesita una sala 

 

Primeros pasos 

• Administradores: Se debe habilitar la ubicación de trabajo o establecer un edificio de la oficina principal para que los usuarios de tu dominio puedan acceder a esta función. Visita el Centro de ayuda para obtener más información para activar o desactivar la ubicación de trabajo para tu organización, crear edificios, funciones y recursos de Calendario y configurar las sugerencias de reserva de salas de Calendario de Google. 
• Usuarios finales: 
  • Las sugerencias de salas basadas en la ubicación aparecerán automáticamente cuando agregues una sala a un evento si se cumplen las siguientes condiciones: 
    • Si tu administrador habilita la ubicación de trabajo y, luego, tú la estableces 
    • Si tú o tu administrador establecen un edificio de la oficina principal 
    • Si otros asistentes tienen establecida su ubicación de trabajo o un edificio de la oficina principal 
  • Las sugerencias de salas basadas en las salas usadas con frecuencia aparecerán automáticamente cuando agregues una sala a un evento si no hay una ubicación de trabajo ni un edificio de oficina principal establecidos en un edificio de una oficina específica.
  • Si no estás de acuerdo con la sala sugerida, puedes elegir una haciendo clic en “Explorar todas las salas de reuniones y recursos” y seleccionando la sala que quieres. También puedes buscar salas por nombre de edificio o de sala. 

 

Ritmo de lanzamiento 

• Dominios de lanzamiento rápido: Se realizará un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 17 de julio de 2023. 
• Dominios de lanzamiento programado: Se realizará un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 31 de julio de 2023. 

 

Disponibilidad 

• Disponible para clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus y Nonprofits 

 

Recursos 

• Ayuda para administradores de Google Workspace: Activa o desactiva la ubicación de trabajo para los usuarios 
• Ayuda para administradores de Google Workspace: Crea edificios, funciones, y recursos de Calendario 
• Ayuda para administradores de Google Workspace: Cómo configurar sugerencias de reservas de salas de reuniones en Calendario de Google 
• Ayuda de Google: Configura tu ubicación de trabajo
• Ayuda de Google: Cómo agregar una sala de reuniones a un evento