¿Qué cambios implementaremos?
Ahora puede aplicar reglas de Prevención de pérdida de datos (DLP) con el objetivo de restringir automáticamente la capacidad para descargar, imprimir y copiar documentos sensibles. Estos nuevos controles de administración de derechos sobre la información (IRM) basados en DLP, que actualmente están disponibles en la versión Beta, harán que sea más difícil para los usuarios crear copias de los documentos que puedan exponer contenido sensible.
Las reglas de DLP de G Suite ya permitían que los administradores limitaran de forma directa el uso compartido de los documentos. Sin embargo, los usuarios podían crear copias de los documentos imprimiéndolos, copiándolos en ubicaciones no administradas o descargándolos en medios físicos. Esas copias no estaban sujetas a los mismos controles de uso compartido, lo que aumentaba el riesgo de que ese contenido quedara expuesto.
Ya existen controles que permiten que los propietarios y los editores de los documentos impidan manualmente que los lectores y los comentaristas impriman, copien o descarguen sus archivos. Sin embargo, esos controles delegaban en los usuarios finales la responsabilidad de seleccionar la restricción correcta para los archivos.
¿A quiénes afectará el cambio?
A los administradores y los usuarios finales
¿Por qué es importante?
Los nuevos controles de IRM ayudarán a garantizar que solo exista una versión de los documentos sensibles y, por lo tanto, que las políticas de DLP de la empresa protejan esa versión. Este cambio podría ayudar a reducir las posibilidades de que el contenido sensible de los documentos quede expuesto de forma voluntaria o por error. También reduce la necesidad de que los usuarios finales reconozcan y ajusten manualmente la configuración de IRM de los archivos, lo que crea un proceso más escalable y automatizado para proteger el contenido de su organización.
Detalles adicionales
Configuración de administrador para IRM en el flujo de trabajo de creación de reglas de DLP
Cuando cree o edite una regla de DLP, habrá una nueva opción: "Versión Beta: Inhabilitar las opciones de descargar, imprimir y copiar para comentaristas y lectores". Si selecciona esta opción, los usuarios no podrán descargar, imprimir ni copiar los documentos, a menos que tengan permisos de editor o propietario. Tenga en cuenta que esta opción solo está disponible como parte de nuestro nuevo sistema de DLP de Drive.
Los administradores pueden agregar controles de IRM a las reglas de DLP
Los usuarios verán notificaciones nuevas en los archivos afectados
Los editores y los propietarios de los documentos verán una nueva nota cuando accedan a la sección de configuración de la pantalla de uso compartido, tal como se muestra debajo. Los usuarios con acceso de lectura o para comentar no podrán descargar, copiar ni imprimir los documentos, ya que esas opciones estarán inhabilitadas para ellos. Tenga en cuenta que esta opción solo impone límites para las funciones de "lectura" o "comentarios" de Drive.
Los propietarios y los editores de los documentos verán una nueva nota cuando intenten compartir el documento
Los lectores y los comentaristas de los documentos tendrán inhabilitadas las opciones para imprimir, descargar y copiar
¿Cómo comenzar?
- Administradores: Esta función estará DESACTIVADA de forma predeterminada y puede habilitarse como parte de reglas de DLP nuevas y existentes. Visite el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo crear nuevas reglas de DLP y consulte las Preguntas frecuentes sobre la versión Beta de IRM basada en DLP de Drive.
- Usuarios finales: No hay un parámetro de configuración para los usuarios finales en relación con esta función.
Ritmo de lanzamiento
- Esta función ya está disponible para todos los usuarios.
Disponibilidad
- Está disponible para los clientes de G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Education y G Suite Enterprise Essentials.
- No está disponible para los clientes de G Suite Basic, G Suite Business, G Suite for Nonprofits y G Suite Essentials.
Recursos
- Ayuda para administradores de G Suite: Cómo crear nuevas reglas de DLP para Drive
- Ayuda para administradores de G Suite: Preguntas frecuentes sobre el nuevo sistema de DLP para Drive
- Blog de actualizaciones de G Suite: Nuevo sistema para mejorar la Prevención de pérdida de datos (DLP) en Google Drive
Hoja de ruta
- Esta función se incluyó en la lista de las próximas actualizaciones de G Suite.
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