Tuesday, July 9, 2019

Solicite y revise aprobaciones de documentos formales con una nueva versión Beta

Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 1 de julio.


Actualización (13 de abril de 2020): Ya no aceptamos nuevas solicitudes para la versión beta.

¿Qué cambios implementamos? 

Lanzamos una nueva versión Beta que le permite solicitar y revisar aprobaciones formales en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Esta función le brinda una forma directa de obtener aprobaciones vinculantes en un archivo y ver quién lo aprobó.
Para obtener más información sobre la versión Beta y presentar una solicitud, consulte este formulario.

¿A quiénes afecta el cambio? 

Administradores y usuarios finales

¿Por qué usar esta función? 

Con esta versión Beta, puede solicitar fácilmente la aprobación de archivos específicos por parte de uno o varios revisores. Cuando agregue un revisor a un archivo, se le enviará una notificación por correo electrónico.

Cuando solicite una aprobación, también tendrá la opción de especificar una fecha de entrega. A medida que se aproxime esta fecha, los revisores recibirán recordatorios sobre la aprobación por correo electrónico. También se les enviará recordatorios si ya venció la fecha de entrega.

En caso de que haya un solo revisor, el archivo se aprobará o rechazará automáticamente cuando este tome una decisión. En caso de que haya varios revisores, el archivo se aprobará una vez que todos ellos hayan seleccionado "Aprobar" y se rechazará si cualquiera de ellos selecciona "Rechazar".

 Si desea agregar más revisores a una solicitud, puede hacerlo mientras la aprobación esté pendiente. Asimismo, los editores y revisores pendientes pueden reasignar una solicitud de revisión a una persona más adecuada.

Cómo comenzar 

  • Administradores: Si desea presentar una solicitud para la versión Beta de Aprobaciones de Google Drive, consulte este formulario. 
  • Usuarios finales: 
    • Una vez que se haya habilitado esta función en su dominio, siga estos pasos para solicitar una aprobación: 
      • En Google Drive, haga clic con el botón derecho en el archivo que necesita aprobación y seleccione "Aprobaciones" en la lista de opciones. 
      •  Si abre el archivo en el modo de vista previa, esta opción también está disponible en las acciones enumeradas en el menú desplegable de tres puntos.
  • Siga estos pasos para aprobar o rechazar un archivo: 
    • Si se solicita su aprobación en un documento, recibirá una notificación por correo electrónico y podrá tomar medidas dentro de Gmail: 
      • En el panel de la vista previa, puede aprobar o rechazar el documento, y agregar comentarios.
      • Desde Drive, puede ver una solicitud pendiente de aprobación en los elementos de acción asociados con un archivo. También puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar "Ver aprobaciones". 

Detalles adicionales 

Cuando envíe un archivo a revisión, no se podrá modificar su contenido, incluidas las acciones de agregar o resolver comentarios dentro del documento. Solo se podrán agregar comentarios sobre la aprobación misma.
Únicamente los editores pueden desbloquear el archivo. En ese caso, se cancelará la solicitud de revisión. Cuando se completen todas las revisiones, se podrá solicitar una nueva revisión.

Vínculos útiles 

Disponibilidad 

Ediciones de G Suite 
  • Disponible para G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education y G Suite for Nonprofits. 
  • No disponible para G Suite Basic 

¿La función estará activada o desactivada de forma predeterminada? 





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